Met de keuzehulp start je het juiste aanvraagproces in Onventis. De keuze die je hier maakt bepaalt meteen de route van je aanvraag: wie hem oppakt, welke controle- en goedkeuringsstappen volgen en hoe het vervolgproces eruitziet. Als je het verkeerde traject kiest, kan je aanvraag bij de verkeerde rol terechtkomen en moet deze later worden hersteld. Daarom neem je bij het starten altijd even de tijd om bewust het juiste traject te kiezen.
Gebruik “Inkoopaanvraag starten via keuzehulp” in deze situaties:
Je wilt een inkoop of bestelling starten en je weet nog niet precies via welke route dit moet.
Je wilt een aanvraag starten die via een workflow naar collega’s ter beoordeling/afhandeling moet.
Je wilt ervoor zorgen dat je aanvraag in één keer goed door het proces loopt (zonder terugsturen of aanvullende vragen).
Voordat je gaat klikken, bepaal je eerst welke route past bij jouw situatie. Onventis vraagt dit niet voor je uit; jij kiest dit zelf in de keuzehulp. De route die je kiest bepaalt direct of je in een “kleine bestelling”-workflow of een “reguliere inkoop”-workflow terechtkomt.
Route 1 – Reguliere inkoop (“Inkopen”)
Kies deze route wanneer je een formeel inkooptraject start. Dit gebruik je bijvoorbeeld bij een grotere of complexere inkoop, of wanneer je een traject wilt starten dat kan leiden tot een offerteproces of orderaanmaak. Binnen deze route kun je later nog kiezen of je zonder raamovereenkomst werkt of juist een nadere overeenkomst binnen een raamovereenkomst start.
Route 2 – Kleine bestelling of kleine inkoop (“Aanvraag tot bestelling en kleine inkoop”)
Kies deze route wanneer het gaat om kleinere, veelvoorkomende bestellingen of representatieve uitgaven. Binnen deze route zijn categorieën ingericht die bepalen of een Bestelgemachtigde of Keyuser Inkoop de afhandeling oppakt.
Neem dit moment serieus: hier leg je de basis voor het hele vervolg. Als je twijfelt: kies niet “op gevoel”, maar bepaal eerst of je te maken hebt met een kleine standaardcategorie of een regulier inkooptraject.
Klik linksboven in het menu op Catalogi.
Klik op de tegel Inkoop Aanvraag.
Je komt nu in de keuzehulp-omgeving. Dit is de plek waar je jouw proces start. Je ziet hier verschillende tegels/opties; die opties zijn niet “extra informatie”, maar echte procesroutes.
Kies nu één van de hoofdopties die je ziet. Dit is de belangrijkste keuze van het hele proces.
Kies Inkopen als je een regulier inkooptraject start. Je krijgt vervolgens een keuze tussen:
Inkopen (zonder raamovereenkomst)
Gebruik dit als je geen raamovereenkomst toepast.
Nadere overeenkomst (via raamovereenkomst)
Gebruik dit als je wél binnen een bestaande raamovereenkomst wilt inkopen.
Deze keuze stuurt je aanvraag naar de juiste beoordelroute en zorgt ervoor dat het traject past bij het type inkoop (los of binnen een raamovereenkomst).
Kies Aanvraag tot bestelling en kleine inkoop als je een kleine bestelling of kleine inkoop start. Dit is bedoeld voor categorieën die vaak terugkomen en waarvoor een standaard afhandelroute is ingericht. Denk aan bestellingen of aanvragen zoals:
Bloemen en fruitmanden
Kantoorartikelen
Catering / traktatie (via interne portals)
Hotelovernachting (via boekingsplatform)
Literatuur (Lees-Rijk)
Digitale werkplek / ICT-middelen (via coördinator)
Taxi, personen- en groepsvervoer
Externe vergaderzaal
Cadeaubonnen
Borrel / lunch / diner extern
Deelname aan congres, seminar, training of opleiding (niet via Leer-Rijk)
Representatie overig
De categorie die je daarna kiest bepaalt wie jouw aanvraag oppakt (bijvoorbeeld een Bestelgemachtigde of Keyuser Inkoop). Daardoor is het cruciaal dat je niet “ongeveer iets kiest”, maar de best passende categorie selecteert.
Nu je de hoofdroute hebt gekozen, kies je de tegel die het beste overeenkomt met wat jij nodig hebt.
Kies bij Inkopen de juiste tegel: zonder raamovereenkomst of nadere overeenkomst via raamovereenkomst.
Kies bij Aanvraag tot bestelling en kleine inkoop de tegel/categorie die inhoudelijk aansluit op jouw aanvraag (bijv. kantoorartikelen, bloemen, congresdeelname, representatie etc.).
Maak je keuze zo specifiek mogelijk. Een te algemene of verkeerde categorie leidt vaak tot vertraging omdat de aanvraag bij de verkeerde rol terechtkomt.
Zodra je de juiste tegel/categorie hebt gekozen:
Klik op de blauwe knop om het traject toe te voegen aan je winkelmandje.
Klik rechtsboven op het winkelmandje-icoon.
Klik op Naar het winkelmandje.
Klik op de onderstreepte artikelomschrijving om je aanvraag te openen.
Onventis werkt hier bewust met het winkelmandje: je “zet” eerst het juiste proces klaar, en daarna ga je pas je aanvraag inhoudelijk invullen. Als je dit overslaat of op de verkeerde plek blijft hangen, kom je vaak niet bij de juiste invulvelden uit.
Zoek rechtsboven in de aanvraag de knop met twee pijltjes.
Zet de aanvraag om naar vrije tekstaanvraag.
Dit is een noodzakelijke stap om je aanvraag goed te kunnen samenstellen. Pas na het omzetten kun je de aanvraag invullen zoals bedoeld: met een duidelijke omschrijving, realistische raming, leverancierkeuze en bijlagen ter onderbouwing. Als je deze stap vergeet, loop je vaak vast bij verplichte velden of mist er essentiële inhoud.
Je ziet in de aanvraag een set velden die je móét invullen. Vul ze één voor één zorgvuldig in:
Vul een herkenbare omschrijving in van wat je wilt inkopen.
Zet geen privacygevoelige informatie in de titel.
De titel is wat collega’s als eerste zien in hun takenlijst en in overzichten. Een duidelijke titel voorkomt misverstanden en terugvragen.
Laat dit veld staan zoals het is.
Pas de tekst niet aan.
Dit veld is onderdeel van het ingestelde proces en hoort bij het gekozen aanvraagtype.
Gebruik dit veld voor uitleg die alleen intern nodig is.
Dit is zichtbaar voor beoordelaars, maar niet bedoeld voor een leverancier.
Gebruik dit bijvoorbeeld om context te geven: waarom nu, waarom deze keuze, of welke afstemming al heeft plaatsgevonden.
Vul de gewenste ingangsdatum in: het moment waarop de leverancier kan starten of het product geleverd kan worden.
Deze datum helpt om verwachtingen in het vervolgproces goed te zetten.
Vul 1 in.
Kies ST.
Dit lijkt administratief, maar het voorkomt dat je aanvraag als “meerdere items” wordt geïnterpreteerd terwijl het feitelijk één inkooptraject is.
Vul de geraamde opdrachtwaarde excl. BTW in.
Dit bedrag is belangrijk voor budgetcontrole en het bepalen van het goedkeuringsniveau.
Kies de leverancier uit de lijst als je die al weet.
Weet je het nog niet? Kies ‘leverancier niet bekend’.
Als je de leverancier al wél weet maar je ziet hem niet in de lijst, dan is het belangrijk dat je dit in je omschrijving of interne toelichting vermeldt zodat de vervolgstap niet stilvalt.
Voeg relevante documenten toe, zoals je ingevulde specificatie/onderbouwing van de inkoopbehoefte en eventueel een projectplan.
Je kunt bestanden toevoegen door ze te slepen (drag & drop) of door te uploaden via de knop/selectie.
Bijlagen maken je aanvraag in één keer compleet. Zonder onderbouwing komen er vrijwel altijd terugvragen.
Selecteer de juiste kostenplaats/afdelingcombinatie.
De kostenplaats stuurt je aanvraag naar de juiste manager/budgethouder in de workflow. Weet je de exacte kostenplaats niet? Kies dan minimaal de juiste afdeling zodat je aanvraag niet bij de verkeerde manager terechtkomt.
Klik linksboven op het pijltje terug om terug te gaan naar het winkelmandje.
Vink de aanvraag aan (selecteer de juiste regel).
Klik op Winkelwagen verzenden.
Na verzending start de workflow. Bij een succesvolle verzending krijg je een bevestiging. Als je een foutmelding krijgt, is dat vrijwel altijd omdat één of meer verplichte velden niet (juist) zijn ingevuld. Ga dan terug naar de aanvraag en controleer de gepinde velden.
Je hebt nu:
het juiste traject gekozen in de keuzehulp,
het traject aan je winkelmandje toegevoegd,
je aanvraag omgezet naar vrije tekst,
alle verplichte velden ingevuld,
en de winkelwagen verzonden.
Vanaf dit moment loopt jouw aanvraag automatisch de juiste workflow in en komt hij bij de juiste beoordelaars terecht.
Gebruik deze korte check voordat je op Winkelwagen verzenden klikt:
✅ Ik heb de juiste route gekozen: Inkopen óf Aanvraag tot bestelling en kleine inkoop
✅ Ik heb de juiste tegel/categorie gekozen binnen die route
✅ Ik heb de aanvraag omgezet naar vrije tekstaanvraag
✅ Titel is duidelijk en bevat geen privacygevoelige info
✅ Leverdatum, prijs en kostenplaats zijn ingevuld
✅ Leverancier is gekozen of “leverancier niet bekend” is geselecteerd
✅ Onderbouwing/bijlagen zijn toegevoegd